Standartların işletmelere ve personel verimliliğine etkisi

Standart kelimesi TDK tarafından şöyle tanımlanmaktadır.

1. Belli bir tipe göre yapılmış veya ayrılmış, ölçün, ölçünlü, tek biçim

2. sıfat Belirli ölçülere, yasaya, kullanıma uygun olan, ölçün, ölçünlü

3. sıfat Örnek veya temel olarak alınabilen, ölçün, ölçünlü
4. isim Bir işletmede, bir ürünü, bir çalışma yöntemini, üretilecek miktarı, bütçenin para miktarını belirlemek için konulmuş kural

Sistem kurulurken öncelikle işletmeye uygun olan standart belirlenir. Bugün dünya üzerinde belli başlı 5 ana standart bulunmaktadır.

ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi Standartı

ISO 22000 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi Standartı

ISO 14001 Çevre Yönetim Sistemi Standartı

OHSAS 18011 İş Sağlığı Güvenliği Standartı

ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti ve Şikâyet Yönetimi Klavuzu,

Bunların dışında sektörlere özgü oldukça farklı standartlar bulunmaktadır.

Günümüzde ISO standartları ülkelerin yasalarına girmiş ve artık devletlerde hazırladıkları yasa ve yönetmeliklerde ISO standart maddelerini kullanmaktadır. Bu sayededir ki, yasalarımızda, gıda güvenliği risk analizi, çevre boyutları, iş sağlığı güvenliği risk analizi, izlenebilirlik gibi kavramları bulabiliyoruz. Bu kavramlar yasalara standartlardan geçen konulardır. Bu konuda çalışma yapmayan işletmelere bu kavramlar biraz uzak gelse de artık yasalarla tüm işletmeler bu kavramlara aşina olacaktır.

Eskiden sadece markasına ve müşterisine önem veren elit firmaların çalışmalarının yürüttüğü kalite yönetim standartları artık, yasalarla tüm işletmeler için zorunlu hale geldi. Özellikle Gıda Güvenliği, Çevre Yönetim Sistemi ve İş Sağlığı Güvenliği sistemleri için geçerli olmaktadır. İşletmeler tabiî ki sertifika almak zorunda değil, ancak ilgili standart maddelerine göre hazırlanmış olan, sistemleri kurmak, uygulama ve kayıtlarını muhafaza etmek zorundalar.

Bu standartlara göre işletmelerin manuelleri bir anlamda kendi yasa yönetmeliklerini hazırlamaları, dokümante etmeleri ve kayıtlarını muhafaza etmeleri gerekmektedir. Yönetim sistemlerinde ilk şartı bu dokumantasyondur. Eğer bir yazılı hale getirilmiş çalışma yönetmelik ve talimatları yoksa o işletmede sistemden bahsetmek mümkün olamaz.

Bir yerde, bir konuda sistemden bahsetmek için dört temel kavramı hayata geçirmiş olmamız gerekmektedir.  Bu dört temel kavram toplam kalite yönetiminin temel teoremi olan PUKO döngüsü diye adlandırdığımız kavramdır.  Yani Planla Uygula Kontrol Et ve Önlem al.

İşlet bu dokümantasyon PUKA döngüsü için planlama aşamasını gerçekleştirmektedir.

Çalışma kuralları yazılı hale geldikten sonra işletme standartları ancak kontrol edilebilir hale gelecektir. Kontrol yani denetim mekanizması işletme ve çalışanlar üzerinde önemli bir verimlik artışı ve iş yapma şekillerinde iyileşme sağlamaktadır. Bugün bu farkı yıllarda ISO sistemlerini uygulayan tesislerle, uygulamayan tesisler arasındaki farktan net olarak görebilmekteyiz. Yapılan araştırmalar, denetim sistemi kurulan işletmelerde, işletmelerin özelliklerine göre %5 ile %30 arasında performans artışı sağladığını göstermektedir.

Standartlaşma ve denetim mekanizmasının personel verimliliği üzerine %5 bir etkisi olsa bile bu üç yüz personel çalıştıran bir işletme için yaklaşık onbeş iş günü artı verimlilik sağlamaktadır.

Bugün otellerde ağırlıklı olarak uygulanan standartlaşma ve denetim mekanizmaları şehrimizdeki tüm işletmeler için artık bir hedef olmak zorundadır. Yeni yasa ve yönetmeliklerde işletmeleri bu şekilde çalışmaya zorlamaktadır.

Yapılacak ilk şey işletmelere uygun olarak standartların belirlenmesi ve bu standartlara göre çalışmalara hızla başlanmasıdır. Bu şekilde işletmeler hep yasal yükümlülüklerini yerine getirmiş olacak, hem işletme standartlarını oluşturarak müşteri memnuniyeti artışını sağlayacak hem de iş gücü verimliliklerini artıracaktır.